eMartos

No es nuestra intención ser sensacionalistas, por más que el título del artículo pueda insinuarlo. Prueba de ello es que nuestra intranet corporativa se basa en Commons (anteriormente conocido como Drupal Commons), y la ofrecemos como solución a nuestros clientes.

Commons es una herramienta muy potente y compleja, y precisamente por ello conviene tener cuidado con el uso que se le da. Hasta hace un par de semanas, era una aplicación de consumo interno, pero recientemente tomamos la decisión de usarla para dar soporte a nuestros clientes y ofrecerles un espacio privado en el que almacenar documentación y otros contenidos de interés. Debido al impacto que este cambio de uso suponía, diseñamos un exhaustivo plan de pruebas que nos permitió anticiparnos a un par de problemas de privacidad intrínsencos a la plataforma.

En primer lugar, el rol más básico de todos, el usuario autenticado (authenticated user) puede acceder a los perfiles de cualquier usuario de la intranet, pertenezca o no a su Organic Group. Teniendo en cuenta que se vuelcan datos personales y profesionales, como el cargo y el departamento, no conviene que esta información circule libremente. Para solucionar este problema, hay que revocar el permiso de acceso a perfiles de usuario para dicho rol (access user profiles), además de prohibirle el acceso a las vistas most_active_users y user_directory.

El segundo problema con el que nos encontramos fueron los bloques de tags generados automáticamente por Tagadelic, que no tienen en cuenta los Organic Groups. El resultado es que un usuario normal acaba viendo etiquetas de otros grupos, que a veces pueden dar más información de la cuenta. Para solucionar esto, hay que reemplazar estos bloques por otros de creación propia. Para ello, usando Views, basta con darle a la vista el estilo Tagadelic (es importante recordar que el vocabulario se filtra con las opciones del estilo, no desde los filtros), y aplicar el filtro Organic groups: OG: Posts in current group, que restringe el contenido que se visualiza al Organic Group en el que nos encontramos.

También conviene revisar la configuración de acceso de los Organic Groups (Organic groups access configuration) para determinar el ámbito por defecto de las publicaciones. En nuestro caso, elegimos las opciones Visibility chosen by author/editor using a checkbox on the posting form. Checkbox defaults to private y Group administrator chooses whether her group homepage and audience are private or not. Defaults to private para evitar que puedan ser públicas por defecto. Además de eso, creamos un bloque visible únicamente por el administrador que avisa de los posts con ámbito público y permite actuar en caso de despiste.

Aparte de estas cuestiones de privacidad, hemos realizado otros ajustes de navegación y usabilidad, como tener siempre visible el bloque de Mis grupos o conseguir que la portada de los wikis sea más parecida a lo que todo el mundo entiende como tal, mediante la sola configuración de la vista correspondiente y la agrupación por un vocabulario nuevo llamado Área de conocimiento.

Si en tu organización estáis usando Commons con fines similares a los nuestros, o para satisfacer las necesidades interdepartamentales, o si prestáis este servicio a otras empresas, no tenéis excusa para diseñar vuestro propio plan de pruebas y afinar éstas y otras cuestiones similares. Y si necesitáis que os echemos una mano, contad con nuestra experiencia y nuestros consejos.

Necesito una plataforma que permita comunicar mi organización internamente y con el exterior, que sea segura y que se enriquezca con las aportaciones individuales, generando conocimiento colectivo. Quiero incentivar a mis empleados en base a su participación y a lo que pueden hacer por la empresa. Quiero medir el rendimiento real de nuestros procesos...

¡Necesito una intranet colaborativa!

Quiero más información • ¡Quiero un presupuesto!

Le ayudamos a encontrar el mejor camino para desarrollar su negocio. Nos ponemos en su lugar, convertimos la complejidad tecnológica en soluciones reales y le proporcionamos la capacitación necesaria para integrarlas en su organización de manera natural.

A partir del próximo día 24 de enero, en eMartos adquirimos una dimensión internacional gracias a nuestra colaboración con MisaySolutions para el desarrollo y la implantación de una intranet colaborativa para la Presidencia de la República del Ecuador basada en Liferay Social Office.

MisaySolutions es una consultora tecnológica de Ecuador con una trayectoria consolidada, ideas muy frescas y una agilidad sorprendente.

Con este logro, nos demostramos a nosotros mismos y al resto del mundo que una empresa pequeña, con una estructura mínima, puede llegar muy lejos (concretamente a 8500 kilómetros). Nuestro secreto se basa en la conjunción de varios elementos: un buen repostorio de procedimientos internos, rendimiento basado en la gestión del conocimiento, mucha comunicación, un buen SEO y un profundo conocimiento de nuestras limitaciones y de nuestras capacidades.

Aprovechamos para darle las gracias al equipo de Misay Solutions por depositar su confianza en nosotros. ¡Podéis estar seguros de que vuestro proyecto va a ser un éxito absoluto!